Posiadanie odległego zespołu może stanowić wyjątkowe wyzwanie - zwłaszcza jeśli chodzi o zapewnienie każdemu członkowi zespołu bezpiecznego i zdrowego środowiska pracy. Skuteczna konfiguracja pracy z domu może zaoszczędzić pieniądze dla obu stron. Pracownik nie musi wydawać pieniędzy na dojazdy, a pracodawca nie musi wydawać pieniędzy na przestrzeń biurową.
Ale kiedy zdalny pracownik nie jest nastawiony na sukces, może to mieć trwały wpływ na jego wyniki i relacje z resztą zespołu - nie wspominając o ogólnej wydajności całej firmy.
Praca w biurze ułatwia pracodawcy monitorowanie stanu środowiska pracy. Jednym z najważniejszych elementów zdrowego środowiska pracy jest dobra ergonomia.
Definiowanie ergonomii
Termin "ergonomiczny" pochodzi od greckich słów ergon, oznaczających pracę i nomos, co oznacza prawo naturalne. Praktyka ergonomii oznacza projektowanie i aranżowanie narzędzi, z których ludzie korzystają w najbezpieczniejszy i najbardziej naturalny sposób.
"Początkowo ergonomia polegała na zwiększeniu produkcji" - mówi Ronald W. Porter, PT, CEAS III, dyrektor The Back School. "Próbujesz poprawić dopasowanie między pracownikiem a działaniem."
Dziś, jak mówi Porter, większość ludzi postrzega ergonomię jako mechanizm zapobiegania urazom. Zarówno pracownicy biurowi, jak i zdalni, którzy spędzają godziny siedząc przed komputerem, są narażeni na ryzyko urazów, takich jak zespół cieśni nadgarstka lub ból szyi i pleców.
Obrażenia te nie występują od razu. Z czasem rozwijają się z powodu złej postawy, która obciąża twoje ciało. Praktykowanie dobrej ergonomii i zapewnianie odpowiednich stanowisk pracy znacznie zmniejsza te zagrożenia i zwiększa produktywność.
Jak wygląda dobra ergonomiczna konfiguracja
Według federalnej Administracji Bezpieczeństwa i Higieny Pracy (OSHA), pracodawca musi utrzymywać miejsce pracy "wolne od poważnych zagrożeń, w tym zagrożeń ergonomicznych". Ich wytyczne dotyczące najlepszych praktyk różnią się w zależności od branży. Ale dla przeciętnego pracownika biurowego dobrze zorganizowana ergonomiczna konfiguracja wygląda następująco:
- Ekran komputera znajduje się na wysokości oczu.
- Klawiatura i mysz znajdują się na niższym poziomie, dzięki czemu Twoje nadgarstki są pochylone w dół.
- Krzesło może się dostosować do podparcia pleców, gdy stopy leżą płasko na podłodze.
Poszczególne stany mają swoje własne przepisy OSHA. Niektóre z nich mogą być bardziej restrykcyjne niż przepisy federalne. Trisha Zulic, SHRM-SCP, SPHR, dyrektor ds. Społeczeństwa zarządzania zasobami ludzkimi (SHRM), Human Resources-Region I oraz SHRM Tech Expertise Panel, zaleca przestrzeganie dowolnych zasad (państwowych lub federalnych), które faworyzują pracownika. Na przykład w Kalifornii przepisy państwowe są bardziej rygorystyczne niż federalne przepisy OSHA.
Ogólnie rzecz biorąc, OSHA nie reguluje środowiska domowego. Jednak wniosek o zakwaterowanie można złożyć zgodnie z Ustawą o Amerykanach z niepełnosprawnościami. Roszczenie o odszkodowanie można złożyć w drodze rekompensaty pracowniczej.
Upewnienie się, że pracownik zdalny ma ergonomiczną konfigurację biurową, nie jest wymagane. Ale to dobry interes. "Podczas pracy w domu ludzie mogą być znacznie bardziej produktywni lub mniej wydajni" - mówi Zulic. Osoby pracujące zdalnie wymagają wyższego poziomu niezależności i dyscypliny, więc najlepiej jest ustawić je (i firmę) na sukces.
Jak zatem pomóc pracownikom zdalnym w poznaniu i stworzeniu ergonomicznej przestrzeni domowej? Sprawdź następujące strategie.
1. Zaoferuj konfigurację miejsca pracy na pokładzie
Kiedy ktoś jest zatrudniony lub przechodzi na pracownika zdalnego, spraw, aby ergonomiczna edukacja i ustawienia w domowym biurze były częścią procesu wdrażania. Poświęć czas na dostarczenie informacji na temat konfiguracji stacji roboczej wraz z innymi nowymi szkoleniami.
"Najlepszy dzień na edukację w zakresie ergonomii to pierwszy dzień pracy" - mówi Porter. "Jeśli ustawisz je poprawnie na początku, problemy nie rozwiną się później."
Może się to zdarzyć w ramach rozmowy wideo lub możesz poprosić o certyfikowanego specjalistę ds. Ergonomii w swoim domu i dokonać oceny zaleceń dotyczących mebli.
"To reinwestycja w pracownika, jeśli wylecisz z specjalistą ds. Ergonomii", mówi Zulic. Zachęca pracodawców do rozważenia oszczędności kosztów poprzez zdalny zespół i wykorzystanie niektórych z tych oszczędności, aby zainwestować w zapewnienie zdrowego środowiska pracy w domu.
Ponieważ ludzie mają różne ramy i wysokości, ergonomiczna konfiguracja będzie musiała być dostosowana do indywidualnych potrzeb. Nawet wzrok odgrywa ważną rolę. Z tego względu Porter zdecydowanie zaleca skorzystanie z usług wykwalifikowanego specjalisty, który doradzi pracownikom zdalnym.
2. Skonsultuj się ze swoim dostawcą usług
"Polecam każdemu pracodawcy usiąść i porozmawiać z dostawcą usług dla swoich pracowników", mówi Zulic. Dostawcy wynagrodzeń pracowniczych chcą uniknąć roszczeń. Oznacza to, że zachęcają pracodawców do upewnienia się, że ludzie są bezpieczni w swoim domu.
Niektórzy dostawcy usług mogą uczestniczyć w kosztach związanych z edukacją i zaopatrzeniem w ergonomię. Mogą nawet mieć własnego eksperta ds. Ergonomii, który wyśle do domu pracownika. Mogą również dysponować zasobami edukacyjnymi, które możesz zapewnić swoim pracownikom bez dodatkowych kosztów dla firmy.
3. Zapewnij narzędzia samooceny
Jednym ze sposobów pomagania ludziom w sprawdzaniu ergonomii ich domowego biura jest oferowanie narzędzi do samooceny. Porter mówi, że istnieją programy, które zadają serię pytań i oceniają stanowisko pracy osoby na czerwono, żółto lub zielono, w zależności od tego, jak ergonomiczny jest ten obszar. Narzędzia podają również przykłady dobrych praktyk ergonomicznych.
OSHA zapewnia także bezpłatne odniesienie do konfiguracji biura. Są inne narzędzia, które możesz kupić online.
4. Zaplanuj regularne odprawy
Komunikacja jest ważna, niezależnie od lokalizacji pracownika. Istnieje wiele narzędzi - takich jak oprogramowanie do czatowania i wideokonferencji - które pozwalają pracownikom zdalnym pozostać w kontakcie.
Pracownicy powinni czuć się swobodnie rozmawiając o swoim środowisku pracy, czy to zdalnym, czy nie. Daj im znać, że chcesz usłyszeć o wszystkich problemach, jakie mają z miejscem pracy i ergonomią.
"Praca zdalna nie musi być tak różna od scentralizowanego zespołu, jak mogłoby się wydawać" - mówi Jane Scudder, konsultant w miejscu pracy w Chicago. Zaleca regularne odprawy podczas spotkań zespołu, aby zapytać ludzi, jak sobie radzą. Może to obejmować wszelkie obawy dotyczące ustalenia ich biura domowego.
5. Mianuj przywódcę ergo
Jeśli Twoja organizacja nie ma środków na zatrudnienie ergonomicznego konsultanta, który doradziłby pracownikom zdalnym, możesz także kształcić kogoś w firmie. Przedstawiciel ds. Zasobów ludzkich może być dobrym liderem w dziedzinie ergo. Mogą wziąć udział w kursie, jak skonfigurować ergonomiczną stację roboczą i pomóc innym ocenić własne obszary robocze.
Przywódca ergo może pomóc w zapobieganiu kupowaniu wprowadzających w błąd produktów. "W Stanach Zjednoczonych słowo" ergonomia "związane z produktem nic nie znaczy" - mówi Porter. "Wszystko to oznacza, że kosztuje więcej pieniędzy, więc można kupić ergonomiczne krzesło biurowe i być bardzo niewygodne."
Twój lider ergo podejmie się roli edukowania pracowników w zakresie ergonomii, pomagając im wybrać odpowiednie produkty dopasowane do ich potrzeb. Mogą podróżować do domu pracownika zdalnego lub przeprowadzić konsultację wideo.
6. Miej roczne recenzje ergo
Potrzeby ludzi mogą się zmieniać, czy to ze względu na wiek, zmiany masy ciała, ciążę, czy stan przewlekły. Ważne jest regularne powtarzanie rozmowy na temat ergonomii.
"Ergonomia nie jest jednorazową transakcją, jest procesem ciągłym", mówi Porter. Ponieważ nie widzisz pracowników zdalnych na co dzień, nie wiesz, czy ich potrzeby się zmieniły, chyba że je zgłosisz.
"Ludzie nie zamierzają nic mówić, chyba że pracodawca złoży ofertę", mówi Zulic. Możesz to zrobić jako część zwykłej dorocznej konferencji zespołowej lub poprosić pracowników o ponowne użycie oprogramowania do oceny stacji roboczej w celu oceny ich przestrzeni roboczej.
Zapewnienie ergonomicznych rozwiązań pracownikom, zdalnym lub w biurze, pomaga im pracować wygodniej. To ostatecznie pozwoli im być bardziej produktywnymi. Zastosuj powyższe wskazówki, aby zapewnić zdrowsze środowisko pracy, bez względu na to, gdzie znajdują się Twoi pracownicy.
